Leitfaden zur Reduzierung der Gesamtbetriebskosten (TCO)

Ein günstiges Produkt ist am Ende immer teurer. In den meisten Fällen ist es weniger leistungsstark oder hat eine wesentlich kürzere Lebensdauer als ein teureres Produkt. Für die Senkung der Gesamtbetriebskosten spielt eine längere Lebensdauer jedoch eine wesentliche Rolle. Wenn Sie die Zeit zwischen den Wartungs- und Serviceintervallen verlängern können, lassen sich Ihre TCO erheblich verbessern. Teurere Produkte sind in der Regel leistungsstärker, benötigen weniger Wartung und sind damit kostengünstiger.

Konsequente Problemvermeidung im Vorfeld beugt kostspieligen Ausfallzeiten vor. Bedenken Sie auch, was Ausfallzeiten für das Service-Level-Agreement mit den Kunden bedeutet. Ausfallbedingte Lieferschwierigkeiten gelten als Vertragsbruch. Sind damit kostspielige Bußgelder verbunden, die Sie besser nicht riskieren sollten?

Die Standardisierung und der Großeinkauf von Produkten machen es wahrscheinlicher, dass Ihnen Mengenrabatte gewährt werden. Dies leistet einen wichtigen Beitrag zur Senkung der TCO.

Standardisierung hat auch Vorteile beim Erhalt von Sicherheitszertifikaten. Anstatt beispielsweise 25 unterschiedliche O-Ringe zu verwenden, sollten Sie sich auf einige wenige, standardisierte Produkte beschränken: Das ist wesentlich effizienter und reduziert die Gesamtbetriebskosten.

Verwaltungsaufgaben sind für jedes Unternehmen zwar unerlässlich, aber auch ausgesprochen zeitraubend. Wenn Sie sich Gedanken darüber machen, wie diese Aufgaben gestrafft und vereinfacht werden können, lassen sich die Effizienz steigern und die Gesamtbetriebskosten senken.

Die Optimierung des Einkaufsprozesses spielt dabei eine entscheidende Rolle. Die Effizienz dieses Prozesses kann erhöht werden, indem verschiedene Herangehensweisen geprüft und integriert werden. Dazu zählen z. B. der Einsatz von Verkaufsautomaten und der elektronische Datenaustausch (EDI).

Verkaufsautomaten können die Kosten auf ein Minimum reduzieren. Die Verwendung von Automaten für Verbrauchsmaterial bietet Nutzern jederzeit den problemlosen Zugang zu entsprechendem Material – ohne, dass jedes Mal erneut Bestellformulare ausgefüllt oder Angebote eingeholt werden müssen. Verkaufsautomaten können sogar mit personalisierten Smartcards ausgestattet werden. Damit steht jedem Mitarbeitenden zur richtigen Zeit das richtige Material zur Verfügung. Das gilt beispielsweise auch dann, wenn sie in der Nachtschicht arbeiten und keine Lagerleitung anwesend ist.

Software hilft beim Tracking und regelmäßigem Auffüllen der Lagerbestände – damit wichtige Tools, PSA und Zubehör immer für das Personal verfügbar sind. Manuelles Tracking ist fehleranfällig. Auch dieses Risiko kann gesenkt werden. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass unsere Mitarbeitenden weniger Artikel verbrauchen, wenn sie diese aus dem Automaten beziehen. Die Vermutung liegt nahe, dass dies auf das Tracking des Produktgebrauchs zurückzuführen ist.

Sie sollten auch den Abschluss von Kaufverträgen mit Lieferanten in Erwägung ziehen. Die direkte Verknüpfung Ihres ERP-Systems mit dem System Ihrer Lieferanten erleichtert es den Mitarbeitenden, Material bedarfsorientiert einzukaufen. Mit EDI können z. B. Bestellungen und Rechnungen sicher und zuverlässig online direkt zwischen Ihnen und Ihren Lieferanten auf standardisierten Formularen ausgetauscht werden. Dies erleichtert den Mitarbeitenden die bedarfsorientierte Auswahl und Bestellung von Komponenten. Auch der Zeitaufwand für Papierkram wird damit reduziert.

Ausgehend von der Tatsache, dass Material und Komponenten regelmäßig ausfallen, sollte ein Unternehmen grundsätzlich über Ersatzteile verfügen. Der Kauf und die Lagerung bedeuten jedoch unweigerlich weitere Kosten für Ihr Unternehmen. Von ERIKS durchgeführte Untersuchungen ergaben, dass 10 % des Unternehmensetats für überflüssige Duplikate verschwendet werden*.

Die Austauschrate mancher Produkte ist oftmals gering - sie bleiben jahrelang im Regal liegen und sind am Ende unbrauchbar. Dies ist eine erhebliche Verschwendung und ein Bereich, in dem die TCO reduziert werden können. Mit sorgfältiger Verwaltung Ihres Ersatzteilbestands können Sie erhebliche Kosteneinsparungen realisieren.

Dazu gehört auch die korrekte Kennzeichnung von Ersatzteilen. Sorgen Sie dafür, dass ähnlich aussehende Komponenten (z. B. O-Ringe und Lager) nicht nebeneinander gelagert werden. Dies beugt Verwechslungen und somit Zeitverschwendung vor.

Die durchschnittliche Zeitspanne zwischen dem Eintreten eines Problems und dessen Erkennung (MTTD) kann die Gesamtbetriebskosten weiter in die Höhe treiben. Wir haben herausgefunden, dass für die Suche nach einem einzigen Ersatzteil 13 Minuten verschwendet werden*. Es besteht kein Zweifel, dass selbst eine Verringerung dieser Zeit um nur wenige Minuten eine bemerkenswerte Einsparung ermöglicht. Sehen Sie sich den Aufbau Ihres Lagers genau an und sorgen Sie dafür, dass Ihre Produkte an optimaler Stelle gelagert werden.

Sammellieferungen sind eine weitere Möglichkeit, Ihre TCO zu senken. Mit der so genannten Einzelquellenbeschaffung bekommen Sie wöchentlich gezielte Lieferungen. Der Vorteil: Sie sind vorbereitet und können auf die Lieferungen warten. Ineffiziente Teillieferungen gehören der Vergangenheit an.

Sie wissen jetzt, dass Sie Ihre TCO senken und Kosten einsparen können. Kommen wir zu den damit verbundenen Herausforderungen und wie Sie damit umgehen können:

• Mitarbeitende sind im Allgemeinen nicht so scharf auf Veränderungen – das liegt in der menschlichen Natur. Noch schwieriger wird es, wenn nicht sofort deutlich ist, welche Vorteile damit verbunden sind. Finanzielle Vorteile sind nicht immer konkret greifbar. Außerdem sind mit Veränderungen ebenfalls Kosten verbunden. Meistens sind nicht alle Beteiligten der Meinung, dass sich der offensichtliche Aufwand wirklich lohnt.
• Die Akzeptanz des Status quo steht der Reduzierung der TCO erheblich im Weg. Ein Beispiel: In einer Molkerei hatte das Personal das Radio voll aufgedreht. Es stellte sich heraus, dass damit der Lärm des Förderbands übertönt werden sollte. Niemand hatte darüber nachgedacht, warum das Förderband so viel Krach machte. Vielleicht wäre eine Reparatur von Nöten? Die Inspektion ergab, dass die Lager des Förderbands nicht effizient funktionierten. Dadurch musste der Motor mehr arbeiten als üblich und verbrauchte zusätzlich mehr Energie, die eigentlich eingespart werden könnte. Aber das war nun einmal so!
• Rationalisierung und Automatisierung von Prozessen entlasten Mitarbeitende und sparen Arbeitskosten. Diese Mitarbeitenden sind jedoch nach wie vor Arbeitnehmer mit Rechten. Sie können nicht einfach ihre Arbeitsbelastung reduzieren, und Sie müssen auch weiterhin Gehälter zahlen. Überlegen Sie stattdessen, wie die Mitarbeitenden ihre Zeit optimal für die Aufgaben nutzen können, für die sie am besten qualifiziert sind.
• Eine weitere Herausforderung bei der Berechnung der TCO ist die Ermittlung der korrekten Daten sowie der Zugriff auf diese Daten und der Zugang zu den entsprechenden Mitarbeitenden, die über diese Informationen verfügen. Unterschiedliche Ziele zwischen den jeweiligen Unternehmensfunktionen sind dabei ausgesprochen hinderlich. Allgemein bestehen zwischen der Herangehensweise des Einkaufsteams und der Arbeit der Vertriebsmitarbeiter eine nicht unerhebliche Diskrepanz. Das macht die Sache nicht leichter.

Erstellen Sie darum einen Business Case, mit dem Sie Ihre Kollegen von den Möglichkeiten zur Reduzierung der TCO überzeugen können. Damit können Sie die finanziellen Vorteile aufzeigen – ganz konkret, das hilft immer.

Bei der Betrachtung der Gesamtbetriebskosten (TCO) gilt es mehr zu berücksichtigen, als auf den ersten Blick ersichtlich ist. Es geht nicht nur um ein Produkt mit minimalem Wartungsbedarf oder einer langen Lebensdauer. Entscheidend sind auch alle Kosten, die mit Einkauf und Lagerung verbunden sind.

Ein Business Case erläutert, warum die TCO berücksichtigt werden sollten. Er hilft Ihnen, die Akzeptanz im Unternehmen zu erhöhen und den Wert zu untermauern. Beginnen Sie mit der Betrachtung der aktuellen Situation, Arbeitsweise und sämtlicher mit dem Produkt verbundenen Kosten.

Erstellen Sie eine Checkliste und berechnen Sie die TCO für verschiedene Szenarien und Konstellationen. Sie können auch Experten zu Rate ziehen, die Ihnen helfen, alle Einsparungsmöglichkeiten zu finden und zu berücksichtigen. Damit kann der Prozess wesentlich vereinfacht werden.

Ein Beispiel: Sie tauschen einen Motor gegen ein energieeffizienteres Modell aus. Dadurch profitieren Sie nicht nur von einer einmaligen Senkung der Energiekosten, sondern auch langfristig von jährlichen Einsparungen.

Bedenken Sie auch, dass sich die Berechnung und Verbesserung der TCO auf das gesamte Unternehmen auswirkt. Diese Vorteile gelten auch für die gesamte Lieferkette. Die Verringerung der Ausfallzeiten um 10 % erlaubt eine effizientere Unternehmensführung und ermöglicht Kosteneinsparungen für Sie und Ihre Kunden. Sind Sie in der Lage, Ihre Wettbewerbsposition auf dem Markt zu verbessern?

Unsere Ingenieure stehen Ihnen bei der Reduzierung der TCO gern zur Seite, indem sie Bereiche mit Einsparungspotenzial ermitteln und konkrete Einsparungen berechnen.

Weitere Informationen zur Reduzierung Ihrer Gesamtbetriebskosten (TCO) finden Sie auf dieser Seite.